Proyecto Nueva Planta de Soda - Un Equipo de Alto Desempeño Autor: Luis Eduardo Sepúlveda. Estudiante MAPD 38

El objetivo del presente ensayo es presentar mi experiencia vivencial en la construcción y gestión de un equipo de alto desempeño, conformado por profesionales de diferentes disciplinas que hicieron parta de un proyecto que lideré entre los años 1998 a 2002.

En septiembre de 1998 fui designado como Gerente del Proyecto Nueva Planta de Soda en una Refinería de mi país, cuyos objetivos eran los siguientes:

·         Relocalizar y modernizar los sistemas de tratamiento con soda para garantizar la seguridad de las instalaciones y del personal.

·         Actualizar la tecnología de los sistemas de tratamiento con soda para garantizar la calidad de los productos, minimizar el impacto ambiental y lograr una reducción de costos.

·         Adecuar la capacidad y tratamiento a las necesidades de crecimiento de la Refinería.

El costo del Proyecto fue de MUS$ 25 (2002) y se realizó entre Enero 1997 y Febrero 2002.

El Gerente anterior se pensionó, me dejó el 80% de la ingeniería de detalle, el lote adecuado y un equipo de 6 profesionales, un poco desmotivados y con incertidumbres en relación con la ejecución del proyecto.

Yo había participado en proyectos anteriores, donde había sido líder de planeación y control, Ingeniero de Costos, Ingeniero de Proyecto, Coordinador de Construcción, pero este era mi primer reto como Gerente titular, por tanto tenía múltiples expectativas y retos que superar.

Mi primer objetivo fue construir el mejor equipo que pudiera, revisando el equipo de las 6 personas que tenía y adquiriendo el resto del equipo necesario, con base en un dimensionamiento que hice de acuerdo con la estrategia de ejecución definida y el alcance establecido.

De las 6 personas conservé 5 y mi calendario de recursos para el equipo del propietario, de acuerdo con la estrategia de contratación, planeaba tener un total de 28 personas de diferentes especialidades durante la etapa de construcción: Ingenieros Químicos, Civiles, Eléctricos, mecánicos, electrónicos, Industriales, administradores, documentadores  y secretaria.

Definí mi equipo de trabajo con el organigrama, roles y responsabilidades y perfiles requeridos. Inicié un proceso de selección y contratación, buscando lo mejor posible, pero más que genios buscaba profesionales competentes, serios, responsables, éticos y buenas personas, con capacidad para trabajar en equipo bajo presión y con altas jornadas, por lo exigente del cronograma.

Luego de tener el equipo base inicie la construcción de un equipo de alto desempeño siguiendo los siguientes pasos:

1.    Orientación, ¿Por qué estoy acá?

Organicé y lideré un taller para revisar conjuntamente los objetivos del proyecto, construir el Project  Charter y la WBS del proyecto, así como definir la estrategia de ejecución.

Entendimos entre todos la razón del nuestro equipo y nuestra meta, además le solicité al Ingeniero Químico, Líder de la Ingeniería que nos explicara muy bien y en forma simple el proceso de  la planta, para entendimiento de todos, inclusive de la Secretaria.

Luego hicimos un taller de expectativas con los principales interesados para asegurar los requerimientos.

2.    Consolidar la confianza, ¿Quién es Usted?

Este considero fue el taller más clave, pues realizamos un taller de trabajo en equipo fuera de la oficina para integrarnos y conocer nuestras habilidades personales al trabajar en equipo.

Hice que cada persona se presentara como ser humano, nos hablara de su familia, intereses y motivaciones, fortalezas, debilidades y qué esperaba del equipo de trabajo, así como que tenía para brindarnos u ofrecernos.

En una siguiente salida invitamos las familias y nos conocimos mucho mejor, inclusive hicimos un equipo de futbol.

Durante el Proyecto organicé varios talleres de trabajo en equipo.

En equipo definimos el logotipo del proyecto, tarea que le encomendé a un dibujante del equipo y luego los mande plasmar en todos los uniformes de trabajo del equipo. Este símbolo nos dio identidad como equipo y pertenencia, lo cual me facilitó asegurar su compromiso al resultado que esperaba.

3.    Clarificar metas, Que estamos haciendo?

Con la Líder de Planeación, construimos el plan de ejecución del proyecto (PEP), e hicimos un documento de bolsillo para entregarle a cada uno de los integrantes con un extracto del programa de trabajo de cada uno.

Para esta entrega organicé una ceremonia o ritual, donde reuní a todo el equipo le expliqué el plan del proyecto, las metas, los hitos, las restricciones, riesgos, limitaciones, retos y obstáculos a superar, cerrando con una entrega del PEP de bolsillo y su programa de trabajo, para que lo colocaran en su oficina o escritorio.

Curiosamente como el programa estaba en Primavera Project Planner, se sorprendían y hacían comentarios jocosos al ver que tantas actividades de la ruta crítica quedaban en su programa (resaltadas en rojo).

También presentamos los roles y responsabilidades.

Más adelante desarrolle un taller exclusivo de Roles y Responsabilidades, para revisar en equipo la Matriz RACI, identificar conflictos y gestionar situaciones que se estaban presentando en relación con el desempeño del equipo.      

4.    Tomar decisiones, ¿Qué camino?

Establecimos las reglas de equipo, el procedimiento de coordinación, el esquema de control de gestión, los métodos de control y evaluación de desempeño, las fechas y horarios de las reuniones sistemáticas y el mapa de ruta que debíamos seguir como equipo, pues teníamos una responsabilidad compartida.

5.    Implementación, ¿Cómo?

Iniciamos un trabajo con mucho entusiasmo y me dedique a hacer mucha tutoría con cada uno, asegurando que conociera muy bien su trabajo y entendiera las expectativas organizacionales y mi estilo de liderazgo por resultados.

Después de cada reunión interna o con los contratistas, evaluamos con los líderes el desempeño del equipo y establecíamos acciones de mejoramiento.

Celebramos con “Bombos y platillos” los logros, así como los eventos especiales del equipo: cumpleaños, nacimientos de hijos, grados, etc.

El equipo se fue consolidando y la gente se sentía orgullosa de pertenecer, inclusive recibíamos solicitudes de personas de otros proyectos que querían venirse a trabajar en mi proyecto. Adicionalmente implemente charlas de proyectos los viernes cada quince días por espacio de 2 horas.  

Organizamos un campeonato de futbol en el proyecto con todos los contratistas, el equipo nuestro participó, inclusive yo hice parte del equipo a pesar de no ser un buen jugador, pero la idea era apoyar a mi equipo con mi presencia.

En diciembre organizábamos las novenas navideñas en las instalaciones del proyecto, con todos los contratistas y trabajadores. (Periodo pico tuvimos 400 personas trabajando).

6.    Alto desempeño, ¡GUAU!

El proyecto empezó tarde después de que otros proyectos iniciaran por temas de aprobación de fondos internamente en la empresa, pero afortunadamente terminamos primero que los demás, con muy buenos resultados, con buenos indicadores y fue calificado como un buen proyecto.

El equipo trabajó arduamente, sacrificamos muchos fines de semana, noches y épocas navideñas, pero lo logramos. Por ejemplo no tuvimos accidentes graves, terminamos un 12% por encima del presupuesto aprobado y dentro del plazo.

Hicimos una gran amistad entre todos y disfrutamos en trabajar juntos.

El personal tenía pasión por el trabajo, soñábamos con la planta funcionando y operando a satisfacción. La foto del equipo corresponde a pocos días después de la Puesta en Operación. 

7.    Renovación, ¿Por qué continuar?

El proyecto terminó, nos fuimos distribuyendo en otros proyectos, pero quedó la hermandad y la satisfacción de haber logrado realizar este proyecto y haciéndolo bien.

Hoy después de tantos años muchos de mis coequiperos me llaman los  31 de diciembre a saludarme y darme el feliz año y me cuentan lo importante que fue el Proyecto de Soda para sus carreras profesionales. Algunos son Gerentes de Proyecto, otros Jefes de dependencias en la empresa y otros contratistas. Nuestra mentalidad de equipo ha perdurado, después de muchos años continuamos la amistad y algunos aún me dicen Jefe, a pesar de que trabajan en otras áreas o empresas.

Construir un equipo de alto desempeño es un reto, pero la satisfacción se logra en el camino recorrido, no en el final del recorrido. Hoy me siento muy orgulloso de la carrera y logro de mis coequiperos y me alegra haber podido contribuir en algo en su desarrollo.

Solo un viaje en autobús

Solo un viaje en autobús -Analogía del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal -     Rosemary Alfaro Rodríguez Estudiante de Maestría en Administración de Proyectos, Grupo MAPD 38

“Gracias a las redes sociales, cualquier empresa está en posición de igualdad para poder encontrar al candidato ideal. Sólo aquellas empresas que sean conscientes de esta realidad y la aprovechen, podrán beneficiarse de la nueva dimensión para el reclutamiento."  Luz Martín, Directora de Recursos Humanos.

Daniel es estudiante de gestión de proyectos. Como todo joven está lleno de sueños e inquietudes sobre la vida, entre ellos su futuro profesional. Es sábado por la tarde, toma un autobús desde su universidad, donde recibió en la mañana la última clase de su curso de administración del personal. El viaje no es largo: en menos de una hora habrá atravesado la capital y estará en su hogar. Mientras viaja, Daniel se siente orgulloso del conocimiento que ha adquirido y como toda persona emocionada con una herramienta nueva,  comienza a ver el mundo desde la nueva óptica que adquirió.

 Es un día tranquilo, de clima suave, que incita a volar la imaginación y eso ocurre con la de Daniel. Comienza a imaginar que ya es un gerente ubicado en su labor, con los retos que esto conlleva. Mira su bolso: “ok, ahí está mi compu .  .  . ya sé mi proyecto será sobre desarrollo de software. -Ahora voy a formar mi equipo-. Primero, definió los puestos que necesitaba y desarrolló su plan de recursos humanos (paso 1 según la teoría de clase) y ahora que tiene seleccionar los miembros para los diferentes cargos. Cada persona que entra al autobús es un posible candidato. Daniel se quita sus audífonos para empezar el imaginario proceso de selección.

Si bien cuenta con algunas herramientas para la evaluación de sus candidatos, que aprendió en clase por supuesto, sabe que no serán suficientes. Además, en este mundo globalizado una de las destrezas más importantes no es sólo tener el conocimiento adecuado, sino tener el contacto adecuado para adquirir lo que no se conoce. Julia, una conocida, es psicóloga con énfasis en recursos humanos. Ella será su consultora número uno, así fomentará el trabajo interdisciplinario, que también es una requisito inminente en la sociedad de la información. Tendrá que usar todos sus recursos de negociación y persuasión para convencer al gerente de la pequeña empresa en la que trabaja de contratar a Julia y así no basarse solamente en los currículos y títulos como herramienta de selección. Claro que debe considerar que aunque Julia realice su trabajo excelentemente, él debe involucrarse en el proceso de selección para los miembros de su equipo, pues sólo él conoce los pormenores de su proyecto, las características del equipo de trabajo que quiere formar y los factores empresariales que intervendrían con su trabajo.

Daniel mira por la ventana: un grupo de chicos hacen un grafiti en un muro. – ¡necesito diseñadores gráficos!- (no los había contemplado). Los chicos de afuera son talentosos, no sólo manejan las herramientas excelentemente sino que demuestran creatividad, trabajo en equipo y resolución de problemas, entre otras competencias que él consideró necesarias para su proyecto. Seguro que Julia tendrá las técnicas convenientes para evaluarlos y lograr escoger a uno. Entonces se presenta una nueva disyuntiva: ellos pueden ser muy talentosos en conjunto, pero sólo puede contratar a uno y, por la teoría, sabe que la importación de estrellas no siempre tiene los efectos esperados y algunas veces su desempeño puede fallar porque se basaba en el contexto que se estaba desarrollando. Tendrá que tomar las medidas al respecto, crear las estrategias que lo lleven a lograr la integración y cohesión de equipo para lograr juntos los objetivos o decidir integrar a alguien con menos experiencia que le sea más fácil adaptarse.  

En este momento un grupo de jóvenes entra al autobús, son sumamente diversos: roqueros, patinadores, “emos”, dos chicos tomados de la mano, otra con el cuerpo muy tatuado…-¡diversidad!-pensó Daniel-es algo que debo tomar en cuenta, hoy en día la expresión corporal no es significante cuando se selecciona alguien para un puesto. Detrás de una fachada poco común puede estar un elemento enriquecedor para el equipo. –diversidad, yo tendré una visión de inclusión de la diversidad, donde todos tengan igualdad de oportunidades sin importar credo, apariencia u orientación sexual.

Un nuevo estímulo entra por la ventana: “cibercafé” -ajá, internet, todo un mundo de alternativas- meditó Daniel. Había escuchado de utilizar las redes sociales como instrumento informativo para conocer a sus posibles colaboradores. Además, otro aspecto a considerar era que  con un proyecto sobre creación de software, el uso de recursos virtuales sería fundamental en su equipo. De esta forma, internet se convierte en un recurso útil no sólo para el proceso de selección, sino para adquirir y desarrollar su equipo. –Blogs, wikis, la nube, redes sociales, videoconferencias, creative commons, foros- definitivamente un mundo lleno de posibilidades para la exploración y el enriquecimiento en conjunto.

Daniel sigue su ruta, el autobús hace una parada y entra mucha gente: jóvenes y no tan jóvenes, pero todos en edad laboral. Queda un espacio al lado de Daniel, que está atrás, y seguro varios de ellos quieren y necesitan sentarse ahí, pero sólo uno puede hacerlo. En su proceso imaginario de selección, mientras realiza las entrevistas imaginarias también, Daniel reflexiona sobre este nuevo factor: el desempleo es muy alto y algunos de sus candidatos mostrarán gran interés y deseabilidad social mientras son entrevistados, porque les urge encontrar trabajo. Además, valora el hecho de que la población mayor de 40 muchas veces es dejada de lado en los procesos de contratación sólo por su edad. Otro factor a la lista.

 Deberá asesorarse y autoformarse, para adquirir habilidades de entrevista que le permitan entrever detalles importantes en el comportamiento de las personas, cuestiones van más allá de la conducta evidente y que le permitan discernir sobre el comportamiento de los entrevistados. Deberá comenzar una tarea de autoconocimiento, reflexiva e introspectiva, para determinar que competencias y habilidades personales posee y cuáles debe mejorar como gerente y como seleccionador de personal. -¡conflictos! -reaccionó Daniel- siempre se presentan conflictos en el trabajo, ya sea por factores del proyecto (como recursos y tiempos) como por cuestiones interpersonales… también tendré que formarme en resolución de conflictos y en mediación-.

En total, de los candidatos que se “presentaron” al autobús de selección para el puesto, Daniel  escogió a todos los miembros que había definido, según su perfil y los resultados de los procesos de reclutamiento efectuados por Julia. Seis pasaron esta fase y luego fueron entrevistados por Daniel y Julia en conjunto, ya que ambos tenían perspectivas complementarias para la selección del mejor candidato. En algunos casos, Daniel optó por seleccionar a personas que les faltaba conocimiento técnico, sabía que tendría que incluir esa capacitación al desarrollar el equipo del proyecto, pero lo prefirió verlo como una inversión, ya que estas personas presentaban una actitud y valores acordes a su proyecto y organización.

En el último tramo del trayecto, Daniel planea como serán los procesos de inducción para sus nuevos colaboradores, que aspectos formales e informales incluirá y el acompañamiento que se brindará a cada uno y al equipo como tal para integrarse al trabajo. Las estrategias de motivación grupal que utilizará para producir la integración necesaria y así alcanzar juntos las metas propuestas, ¡hasta incluyó dónde celebrar cuándo hubiesen logrado su objetivo!.

Acaba el viaje, Daniel vuelve a la realidad y se encuentra lleno de energía, se presenta ante el una carrera llena de expectativas y de retos, un mundo emocionante donde tendrá que poner en juego todo su empeño y dedicación para ser un profesional de éxito, para alcanzar la satisfacción de ver sus metas alcanzadas.